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Organizzazione: la base dello Smart Working

Il lavoro da casa ha alimentato un bisogno di estrema organizzazione, dato che molto spesso in un ambiente casalingo potrebbe risultare più facile incappare in distrazioni.
Ecco che sorge il bisogno di programmare tutte le attività giornaliere e settimanali al fine di non spendere neanche un minuto del proprio tempo.

Come organizzare quindi il proprio tempo nella modalità più efficace?

Tecniche utili all’organizzazione del proprio tempo

La tecnica tradizionale è quella della lista, tecnica che oggi chiamiamo solitamente To Do List. La To Do List consiste nell’elencare tutti i task giornalieri per poi cancellarli o attribuirgli il simbolo del check. Questo strumento può essere davvero molto utile al fine di ricordare tutte le attività che devono essere necessariamente svolte, è inoltre importante al fine di avere una visione chiara di quello che sarà l’andamento della giornata

Tuttavia molto spesso questa tecnica non basta. Sebbene sembri scontato, non è molto semplice attribuire una gerarchia agli innumerevoli compiti che bisognerebbe svolgere in un giorno. Per questo motivo può tornare utile l’utilizzo della matrice di Eisenhower. Quest’ultima risulta essere un ottimo strumento per capire come gestire il proprio tempo e a cosa esattamente delle innumerevoli cose da fare dedicarlo!

In altre parole, la matrice permette di redigere una lista di cose da fare dalla più importante alla meno importante in maniera efficiente, senza cadere nell’errore di attribuire importanza e conseguente perdita di tempo ad azioni che non lo sono. 

Come? Utilizzando la combinazione tra i seguenti valori: 

  • importante-urgente;
  • importante-non urgente;
  • non importante-urgente;
  • non-importante non urgente. 

I precedenti accostamenti permettono di inserire i task nei seguenti blocchi: 

  • Fare immediatamente (importante-urgente).
  • Fare in un secondo momento (importante-non urgente).
  • Delegare immediatamente (non importante-urgente).
  • Non fare assolutamente (non importante-non urgente).

Come evincibile dalla lista precedente, il termine “importante” non implica solamente la rilevanza del task ma anche l’obbligo di farlo personalmente.

Grazie alla matrice di Eisenhower è possibile dunque redigere una lista di cose da fare ponderando l’importanza di ognuna, solo in questo modo si otterranno risultati della tecnica To Do List.

Carta, penna e molto altro: gli strumenti per l’organizzazione

Oltre agli strumenti precedentemente elencati esistono anche delle App in grado di attuare le tecniche elencate nel paragrafo precedente. Eccone alcune: 

  • Google Task, Google Keep e/o Google Calendar.
  • Microsoft To Do.
  • Trello.
  • Click Up.
  • Bitrix.
  • Etc..

Alcune di queste sono molto più tecniche e riguardano la gestione dei task a livello aziendale, condivisibili da tutte le persone che lavorano a supporto di un’azienda. 

Altri possono essere utilizzati anche per la propria gestione personale del lavoro, come i tool offerti da Microsoft e Google.

L’ostacolo della distrazione

La poca produttività può essere causata non solo da un’organizzazione sbagliata, bensì anche dalla distrazione

Come anticipato precedentemente il lavoro da casa potrebbe causare distrazione per via dell’ambiente domestico, inoltre ricerche dimostrano che lavorare in piccole “dosi” aumenti la produttività. In particolare il cervello non riesce a tenere un alto livello di concentrazione per molto tempo, il segreto per mantenere la concentrazione sempre ad un buon livello è: fare piccole pause. 

Uno dei metodi più utili al fine di evitare la distrazione durante il lavoro consiste in una tecnica tanto efficiente quanto bizzarra: la tecnica dei pomodori. 

Questa è una tecnica molto valida che viene utilizzata anche nello studio, ma ecco in cosa consiste: fare 25 minuti di lavoro e 5 minuti di pausa, dopo aver “raccolto 4 pomodori” e quindi dopo aver terminato 4 sessioni da 25 minuti, ci si può concedere una pausa di 15/30 minuti, questo ciclo finisce chiaramente al termine delle ore effettive giornaliere che si desidera svolgere.

Bysmart Part of Arken

Motivo di distrazione può essere chiaramente anche una postazione di lavoro errata. 

Prima di iniziare a lavorare può essere molto importante organizzare la giusta postazione da lavoro

Bysmart offre a tal proposito la perfetta Smart Working Station che oltre ad avere estrema funzionalità, ne permette la personalizzazione e l’adattamento ad ogni ambiente. 

Se l’azienda in cui lavori ha adottato la modalità del lavoro da remoto dai un’occhiata allo SHOP Bysmart. Un brand che offre la giusta postazione da lavoro, permettendo ai suoi clienti la creazione di un corner personale perfetto per lo Smart Working.

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